大切なお客様の個人情報を保護するためにしていること

制定 平成26年11月1日

西日本アレンジメント株式会社

代表取締役 笠原 淳

【個人情報保護方針に関するお問合せ】

  個人情報保護相談窓口  総務部：笠原 智美

  西日本アレンジメント株式会社

  〒710-0824 岡山県倉敷市白楽町412-1

  TEL：（086）476-1357

西日本アレンジメント株式会社（以下、「当社」といいます。）は、JIS Q 15001及び当社の個人情報保護方針に基づき、当社に個人情報を提供されるすべての方々（以下、「本人」といいます。）の個人情報を保護することが、個人情報取扱事業者としての重要な責務であると認識し、その取扱いを以下のとおり定め個人情報の保護に努めます。

1. 個人情報取扱事業者の名称と個人情報保護管理者の氏名

   事業者名称：西日本アレンジメント株式会社

   個人情報保護管理者：ファイリングシステム部 営業部長 笹山 茂雄

2. 個人情報の取得方法及び利用目的の特定について

   【個人情報の利用目的】

   （個人から預かる個人情報の利用目的）

   1. 名刺、年賀状、挨拶状等印刷
   2. 画像情報処理（スキャン、ファイル変換、ファイル入出力、CD/DVD加工）
   3. データエントリ（パンチ）処理
   4. コピーサービス
   5. 上記a.～d.に関する商品のご提供・発送、関連するアフターサービス、ご請求・回収等のため

   （受託組織から預かるお客様の個人情報の利用目的）

   1. 名刺、年賀状、挨拶状等印刷
   2. 画像情報処理（スキャン、ファイル変換、ファイル入出力、CD/DVD加工）
   3. データエントリ（パンチ）処理
   4. コピーサービス
   5. マイクロフィルム作成
   6. 上記a.～d.に関する商品のご提供・発送、関連するアフターサービス、ご請求・回収、新商品・サービスに関するご提案、資料等の送付、商品・サービスの企画・調査・改善等のため

   （関連取引組織のご担当者の個人情報の利用目的）

   1. 関連する取引活動（営業活動、資材の購入・部品調達等の連絡、問合せ、請求・回収・支払い等の 事務処理、統計管理、契約等）のため

   （従業員／採用応募者関連の個人情報の利用目的）

   1. 従業員、パート、アルバイト、採用応募者、退職者等の総務人事関連、福利厚生関連、その他一般 事務の遂行、連絡及び問合せのため

   （その他問合せ等における個人情報の利用目的）

   1. 当社へのお問合せ、相談、苦情等に対する内容確認や回答の連絡のため利用目的外の目的で個人情報を取得利用させていただく場合は、利用目的、利用方法、利用範囲等の内容を説明し、個別にご本人の同意を得たうえで行うこととします。また当社よりお願いする個人情報のご提供に関しては、ご本人の同意がいただけない場合には取得は致しません。この場合、当社からご本人に提供するサービスに支障を来たすことがありますので、あらかじめご了承をお願い致します。

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3. 個人情報の業務委託について

   当社は個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で業務委託する場合があります。この場合、委託先に個人情報の保護を義務付け、当社が適切な監督の下厳重な管理を実施します。

4. 第三者への提供について

   当社は、取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめご本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、以下のとおり特に必要とされる場合には、必要な範囲内に限り個人情報を第三者に提供することがございます。あらかじめご了承をお願いします。

   1. 以下の事項を明記して、あらかじめご本人の同意を得ている場合
      1. 事業者の氏名又は名称
      2. 個人情報保護管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先
      3. 利用目的
      4. 個人情報を第三者に提供することが予定される場合の事項
         1. 第三者に提供する目的
         2. 提供する個人情報の項目
         3. 提供の手段又は方法
         4. 当該個人情報の提供を受ける者又は提供を受ける者の組織の種類、及び属性
         5. 個人情報の取扱いに関する契約がある場合はその旨
   2. 特定した利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託するとき
   3. 法令にもとづく場合
   4. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
   5. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
   6. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. 個人情報の安全管理措置について

   当社は個人情報の安全管理のために以下の措置を講じています。また開示請求手続きに沿って各措置の内容を開示致します。

   1. 「基本方針の策定」
      個人情報の適正な取り扱いのために「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定
   2. 「個人情報の取り扱いに係る規律の整備」
      取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取り扱い方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規定を策定
   3. 「組織的安全管理措置」
      個人情報の取り扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や規定範囲に違反している場合の責任者への報告連絡体制を整備
   4. 「人的安全管理措置」
      個人情報の取り扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
   5. 「物理的安全管理措置」
      個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しないものによる個人情報の閲覧を防止する措置を実施
   6. 「技術的安全管理措置」
      アクセス制限を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定し、情報ステムを不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
6. 開示対象個人情報の開示等および第三者提供記録の開示のご請求に応じる手続きについて

   開示対象個人情報の開示等および第三者提供記録の開示のご請求は、当社「個人情報保護相談窓口」を通じて、当社で保有する開示対象個人情報のうちご本人自身の個人情報についてのみ利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止のご請求が可能です。

   ただし、委託を受けている情報等、当社がこれらの措置を直接実施する権限を有しないものを除く個人情報に限られますので、ご了承願います。万一、当社よりご請求に応じられない合理的な理由がある場合にはその旨適切にご説明申し上げます。

   開示対象個人情報の開示等および第三者提供記録の開示のご請求、及びその他の個人情報に関するお問合せは、以下の方法にて受付いたします。なお、この受付方法によらない開示の求めには応じられない場合もございますのでご了承下さい。

   開示につきましては、下記のお問い合わせより個人情報の開示請求をしていただきます。受付後、当社より個人情報開示に必要な書類を送付いたします。

   ご請求に際しましては、ご本人又は代理人によるものであることを確認する手続きが必要となります。

   本人の確認には、運転免許書やパスポートなどの公的証明書（本籍及び病歴などの機微な情報にマスキングしたもの）など本人が特定できるものの写しが必要となります。本人が委任した代理人よりの申請の場合は、本人確認書類に加えて委任状、印鑑証明書（委任状を本人が作成した証明のため、委任状の本人の印鑑と同一の印影のもの）、代理人の本人確認のための書類などが必要となります。本人が未成年者または成年被後見人の法定代理人の申請の場合は、本人確認種類に加えて、申請者の戸籍抄本、後見登記の登記事項証明書などの書類が必要となります。本人確認を行うための書類は、回答後６ヶ月以内に当社の規定に従って破棄致します。なおこの対応をするための手数料は原則として徴収致しません。

   その他当社の個人情報の取扱いに関するお問合せは、下記の当社個人情報保護相談窓口担当者まで、電話、または書面にてお問合せ願います。 なお直接ご来社いただいてのご請求、お問合せはお受付いたしかねますのでご了承ください。

制定 平成26年11月1日

改訂  令和5年6月16日