低コストで電子化を実現するマル秘テクニックを教えます

お客様にとって本当に必要なものは何か ?

電子化作業はどれも一つ一つ人の手を使って行う地道な作業ばかりです。したがって原稿の量が増えれば増えるほど作業にかかる時間も正比例して増えていきます。

ですから弊社では「お客様の業務において何が必要か ?」を出発点として、お客様との綿密な打ち合わせを行うことで、コストカットに必要な提案を積極的に行っています。

ファイル名の簡素化はコストカットへの近道

• エクセルで作成した管理台帳がある場合は、長い図面名称の入力を省略して図面番号だけ付与すれば良いので、ファイル名入力のコストを大幅に下げることが出来ます。
• フォルダ名だけで管理可能な場合は、ファイル名に001，002·····という風に通し番号を機械的に付与しますので、さらに安い価格での電子化が可能になります。

リストの抽出で工数を大幅カット

図面番号や図面名称といった重要な項目をリストから抽出して、リネームの内容に反映することが可能になります。

画面を見ながらパンチ入力作業で人が一件ずつ入力する手間が省けますので、大幅なコストカットにつながります。また工期も短くすることが出来ます。

経験が生み出す豊富なノウハウ

1年間で約100万枚という電子化実績をもつ弊社では、作業現場で培われたノウハウと、経験豊富なスタッフによって正確かつスピーディーな作業を実現しています。

─ 電子化こぼれ話 ─

大切なのは「急がば回れ」

ページの抜け落ちを防ぐためには、適切なスキャニング作業と原本と画像データの徹底した照らし合わせが欠かせません。

1ページたりとも抜け落ちがないようにするために、弊社では「段取り八分」の精神でしっかり人手と時間をかけて原稿の整理を行うことにしています。そして仕分けが一目で分かるように、原稿ごとに大きく分かりやすい見出しの紙を添付していきます。

整理されていない画像データほど分かりにくくミスを生みやすいものはありません。こうしたスキャン前の丁寧な作業がそのままスキャン後の電子データの正確性につながっていくのです。

そしてミスがなければスキャンのやり直しなどの余分な作業が生じないため、結果的に作業時間も短くなります。まさに「電子化作業において整理整頓に勝るものなし」なのです。